Projektledare vs. produktägare: Undvik styrningskrisen!



I den snabbrörliga digitala världen används ofta uttryck som scrum, agil, tempo, eller i avtagande utsträckning vattenfall. Oavsett metodval finns två roller som kan skapa förvirring i ansvarsfördelning och funktion: projektledare och produktägare. Somliga menar att projektledarens roll har tagits över av produktägaren – andra menar att projektledaren hanterar även produktägandet i sin roll. Men i själva verket fyller båda en viktig funktion i utvecklings- och förvaltningsprojekt. I denna artikel reder jag ut definitionerna och varför det lönar sig att ha både projektledare och produktägare i sitt team.

Styrningskris – vem ansvarar för vad?

Utvecklings- och förvaltningsprojekt tenderar att hamna i en styrningskris i dagens snabbrörliga och föränderliga värld. Mängden intressenter inom projektet samt kvarlevorna av gamla strukturer gör det svårt att definiera ansvar och roller.

Målsättningen är allt som oftast densamma för alla parter: att skapa en framgångsrik och välfungerande produkt. Så hur gör man detta rent praktiskt, och hur skapas en välfungerande projektstyrning för såväl utvecklingsteamet som för övriga intressenter?

En nyckelfaktor är att hitta ramarna för projektledare samt produktägare – vem gör och ansvarar för vad? Kortfattat finns faktorer som faller inom ramen för båda rollerna, men även distinkta skillnader. Genom att tydliggöra dessa kan vi uppnå en högre grad av effektivitet och samarbete inom produktteamet. Detta i kombination med en tydlig struktur, process och ansvarsfördelning borgar för att nå framgång hos både de interna och externa intressentgrupperna.

Likheter (och skillnader)

Projektledare

Traditionellt sett innefattar en projektledares uppgifter struktur, process, planering och uppföljning med ett övergripande ansvar för hur saker ska genomföras. Detta innefattar bland annat budget, rapporter, leveranser och intressentdialog inklusive styrgrupp och ledning.

Utifrån ett styrningsperspektiv ansvarar projektledaren för att hantera förväntningarna hos de olika intressenterna. Detta görs genom att ta ansvar för att kommunikationsflödet fungerar, att budget och tidplaner upprätthålls och följs, men framför allt att se till att utvecklingsteamets arbetsprocess inte störs av onödigt brus. Ofta handlar det om att anta ett coachande förhållningssätt, lita på teamets kompetens och kunskap och att tillrättalägga vardagen för utvecklingsteamet, så att det senare kan fokusera på detaljerna.

Projektledarens huvudsakliga ansvarsområden:

  • Styrning

  • Kommunikation inom projektgruppen

  • Budget

Produktägare

Produktägarens ansvar är framför allt att tillgodose svaren på vad och varför, med fokus på funktion, produkt och metod. Därtill finns ett inbyggt ansvar att bevaka marknads- och kundbehovet. Särskilt komplext blir det om produktägaren ansvarar för ett flertal produkter eller tjänster då de alla kräver insikter i behov, värden, kostnader, marknadsföring och sälj. I sådana fall finns sällan tid över att tillgodose behoven hos alla de team och leverantörer som arbetar med utvecklingen av produkten.

Produktägaren leder arbetet i produktutvecklingsteamet, fokuserar på att förstår marknadens och företagets behov, vet varför produkten utvecklas, vilka problem den löser och för vem. Detta innebär i praktiken ett ägande av backloggen samt uppbyggnaden, hanterandet och prioriteringen av densamma. Detta utgör grunden för att utvecklingsteamet ska ha möjlighet att fokusera på att leverera så högt värde som möjligt. Vidare innebär arbetet som produktägare en nära relation med intressenter och användare för att etablera en gemensam vision och på så sätt få alla att sträva mot samma mål.

Produktägarens huvudsakliga ansvarsområden:

  • Produktens fokus

  • Intressentanalys

  • Backlog och prioriteringar

Kortfattat ligger styrning och uppföljningsmekanismerna hos projektledaren, men den djupa förståelsen för produkten, prioriteringen av densamma, och inte minst kunskapen om produktens marknad ligger hos produktägaren.

Kan två roller bli en?

Som vi kan se finns det ett flertal beröringspunkter mellan rollerna. Därför argumenterar somliga för att projektledarens roll har ersatts helt av produktägarens. Men detta är att förbise den arbetsbörda som åläggs den individ som tilldelas båda roller.

Dessa ansvar kan balanseras av en och samma person, men det krävs en viss personlighetstyp för att efterleva alla krav.

En sådan person behöver klara av att organisera både sig själv och teamet, ha möjlighet att ta helikopterperspektivet utan att förlora detaljfokus samt förmågan att inge förtroende för styrgrupp och kunder. Samma person behöver dessutom sköta uppföljning av tid, kostnad och progress för helheten i kombination med att uppskatta tidsåtgång och effekt av vitala produktbeslut på detaljnivå.

När vi tillsätter en projektledare och en produktägare får vi positiva synergieffekter. Vi säkrar stabilitet och långsiktighet i både produkt och projekt om någon av rollerna skulle behöva ersättas eller stöttas.

Mot denna bakgrund är det svårt att hitta någon som kan axla ansvaret, arbetsbelastningen och inte minst flexibiliteten som krävs för att kombinera båda rollerna. Sannolikt finns en mängd av dessa stjärnor ute i organisationerna, med den stora nackdelen att de är hett villebråd på den snabbrörliga arbetsmarknaden. Dessutom lämnar de ett enormt kunskapsgap i projektet om de väljer att gå vidare till andra uppgifter.

Men när vi tillsätter en projektledare och en produktägare får vi istället positiva synergieffekter. Vi säkrar stabilitet och långsiktighet i både produkt och projekt om någon av rollerna skulle behöva ersättas eller stöttas.

Därför är det klokt att behålla projektledarrollen även i den mer agilt fokuserade organisationsstrukturen, trots att tonvikt där oftare ligger på produktägaren, scrummastern etc. Projektledaren ansvarar nämligen för att organisera såväl hårda som mjuka värden i processen.

Sammanfattning

Projektledaren avlastar genom att arbeta som gatekeeper mellan det agila teamet och mer linjeorienterade organisationsstrukturer, samt genom att koordinera kringliggande stödprocesser och dialoger. Det förebygger onödig frustration mellan beställare och team, vilket är minst lika centralt i nutidens agila fokus som i dåtidens vattenfallsprocess. Dessutom kan projektledaren ta fram och samordna budgetrapporter och nödvändig dokumentation kring projektet.

Produktägaren å sin sida fokuserar sin energi på att arbeta med produkten, utifrån kravinsamling, marknadsförståelse och prioritering av utveckling; allt för att få så stor effekt som möjligt givet tillgängliga resurser och krav. På så sätt kan arbetet fortlöpa utan större trösklar eller skoskav, med säkra leveranser och god dialog inom och utom teamet.

Och för att produktägaren skall ha möjlighet att fokusera på vad och varför krävs någon som fokusera på hur – det vill säga projektledaren.

Emil Dahl

2019-03-06

Kategori:Digitala Affärer

Hur stark är er innovationskraft?

Test innovationskraft

Med vårt innovationstest får du snabbt koll på vilken innovationskraft din verksamhet har.

Liknande artiklar

Prenumerera på Invativa Insikter

Bli en del av ett växande nätverk av beslutsfattare och doers! Få utvalda tips, artiklar och inbjudningar till events som hjälper dig utveckla din digitala affär. När du prenumererar godkänner du att vi får mejla dig enligt vår integritetspolicy   (vi lovar att inte spamma dig).

Så kommer du igång med digitala affärer

Läs våra e-böcker och få handfasta tips på hur du kan utveckla din verksamhet med hjälp av digitala affärer.

Vägen till din digitala affär

  • Identifiera din digitala affär
  • Förstå dina kunders utmaningar
  • Välj rätt team och kompetens
  • Utveckla kostnadseffektivt
  • Lansera snabbare
Ladda ner

Från hisspitch till MVP

  • Utveckla en digital produkt
  • Ta fram en lönsam strategi
  • Designa med fokus på UX
  • Identifiera tekniska utmaningar
  • Hitta rätt produktteam
Ladda ner